星期二, 十月 10, 2006

撰写你的论文,把排版留给Word

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【小木虫出品】撰写你的论文,把排版留给Word 作者: ckm840529  发布日期: 2006-8-21    查看数: 68   出自: http://emuch.net
[center]撰写你的论文,把排版留给Word
――写给作毕业论文的朋友们[/center]
论文交给了导师,很高兴。退回来时,就傻眼了。目录页码要改,参考文献编号要改……,整体感觉是导师把你的精华变成了槽粕,有些人就因为这个原因,把必要的参考文献删了,把内容删了,加上些不必要的语句来达到少修改自己论文排版的目的。认真的人则被这个环节搞得苦不堪言,最后连哭的力气都没了。原因在哪呢?就在于你忽略了Word的排版功能,排版?你会说不就是改改字体,整整段落嘛,大家都是这样啊。非也,主要是很多人都忽略了Word的一些重要的排版功能,我要说,写你的论文,把排版交给Word吧。

虽然有一些专门用来撰写科技论文的软件,但是对于绝大多数学生和研究者来说,Word的使用仍是最普遍的。然而在Word的使用中,很多人都把它当作输入内容的软件,而排版就只靠手工了,这样既费时间又费精力,其实只要注意一些Word的排版功能,就能节省很多时间,自己心情也不会因费神而苦恼。

首先明白一点的是,一定要把内容和排版分开处理,就像绘图时分两个不同的图层一样,这样一旦排版出现差错,就单独修改排版,而不是手工在内容上作一次又一次无谓的修改,导致感觉不是在写论文,而是不断在修改与内容无关的排版而烦恼。其次就要了解一些Word的有效功能,这些会帮助我们更好地处理排版,比如不要自己敲入空格和回车,对齐一定要用制表符,分页一定要用分页符,而存在不同页眉页脚时就要了解节的概念等等,这些也都是内容以外却和排版相关的重要概念。

关于Word的排版问题,影响最大的要数台湾的著名计算机书籍撰写者侯捷的《Word排版艺术》,它详细介绍了怎样用Word以艺术的眼光进行排版,而所谓艺术就是减少dirty work。很多人都不知道Word的排版功能,只知道一些段落设置和字体设置,因为周围的人了解Word也是一样,所以想当然以为Word就是把内容敲入,然后就是不断地手工进行排版这项dirty work。虽然这本专著写得很全,但是对于一些细节问题还是缺少分析。在本人撰写本科论文的过程中,对Word的这方面功能进行了一定的挖掘,通过网络与大家一起探讨了Word与论文的关系。在不断的探讨和尝试中,本人总结出以下要点,供撰写论文的同学或者老师参考,不足之处还望指出。

1.样式。主要是针对一些格式相同的标题而言的,不要每到一处就手动设置一遍,或是使用格式刷。使用样式的好处一是可以在视图中看到文档结构图,在浏览时可以随时跳到想要的位置,二是利用样式可以自动生成论文的目录,通过这种方式生成的目录是一个域,内容和页码可以随着正文内容的改变更新后同步改变,只要全选后按下F9就可以了。
使用样式时,一般都用不到内置的样式,需要根据不同的格式要求进行设置,主要是对一些标题的格式。还要注意的一点是,在设置样式时,如果正文的字体不是默认的5号字,就要先对"正文"样式进行设置,否则等其它设置完成,再设置"正文"样式,可能会导致不是正文的内容出现字体不符的情况,这是因为默认的样式字体都是基于"正文"之上的。

2. 编号。编号与内容不同之处在于随时存在被删除或增加的可能,一旦这样手工的工作量就会很大,而且往往会出错,尤其是在参考文献的引用方面。论文中的编号主要有一、列举项目内容,如实验步骤,影响因素等;二、各级标题的编号;三、参考文献的引用编号;四、图表和公式的编号。大家对第一项可能都熟悉,对于第二项可以在样式里边设置,这是一个比较有技巧的设置,我在百度里边已经解答过,可以在网上找到。对于第三项可能有人会利用文献管理软件进行编号,这当然好做,但现在的文献管理软件很多,且大部分是英文的,中文的NoteExpress反应强烈,但是不够完美,存在一定的Bug,所以在不同机子上编辑 Word时就又苦恼了,因为不是所有人都使用文献管理软件,可以说只有少数人才使用。所以可以通过Word的尾注功能达到自动编号的效果,相同编号则使用交叉引用,这些都是可以进行更新的。当然实际操作时还是有一定技巧的。对于第四项,我存在一些个人的想法,虽然这个自动编号功能是可以达到的,还是存在一些问题,或是称为障碍,如果论文的图表不是很多,还是手动编号吧。我在撰写论文时使用了自动编号,结果给导师看时,他的电脑上一片红叉(是开启了审阅工具条的原因),但在我电脑是很好显示的(幸好我对Word使用比较熟悉,不然导师肯定要翻脸了),回来后,不断分析原因,后来发现是这个:在插入题注时,默认的标签是很少的,通常要自己添加,如"图"和"表",而默认是"图表"标签,由于我导师电脑上没有这个自建的标签导致了错误的发生。

3. 对齐,换页。一定不要自己敲空格来达到对齐的目的,换页要使用换页符。如果是一般的对齐,大家都知道,通过标尺,对齐方式等手段即可,但如果是一些特殊的对齐,则一定要使用制表符,如公式,因为敲空格总有一些差距,即不是真正的对齐,并且在排版可能改变时会发生错误。而需要另起页或是排版美观要求换页时一定要使用换页符,否则内容增删时会出现意料之中的错误,即还需敲换行符,或是删除换行符来达到换页的目的。而如果前后两页的页眉页脚需要改变时,换页时就要使用换节符。

4. 参考文献的编辑和管理。如果是本科阶段的小论文写作,大可不必使用文献管理软件,因为就几篇熟悉的文献可参考。可是如果是毕业论文的撰写就最好使用文献管理软件了,因为文献繁多,需要随时更新,删除等。不然到最后只能望着海量文献发呆。关于文献管理软件的介绍很多,哪个更好一些也智者见智,在此略过。

5.审阅。送审时要打开审阅工具条,这个功能是对于修改论文者而言的,一般是老师,也可以是师兄师姐,虽然老师比我们专业知识知道得多,但Word方面就不一定,因为他们忙于其它事情,而在他们做学生时,计算机的使用并不普及。所以在导师修改你的第一次论文时要及时提出"审阅"这个工具(如果他不知道),这样既节省老师修改的时间,也有利于自己复查时随时做出接受或拒绝老师的修改建议。

6.子文档。子文档是用来管理大型文档的,毕业论文就属于这类。在主文档中设置样式,在子文档里编辑内容,这样使用时可避免大文档导致的速度变慢问题。同时也减少文档的损坏几率。

7.以下是撰写论文时的一些建议,一般都是有利的。有空就Ctrl+s对文档进行保存,保不准何时停电,何时死机,一次看到一位朋友写了一大堆东西,问他保存了没,他笑嘻嘻地赶紧保存,真替他捏一把汗。多做备份,一段时间后要有备份。实验室的,家里的,移动的,都可以是备份的地方,一些重要的文本则需要多出备份。由于论文的格式繁多,撰写前无需制作相应的模板,因为模板的制作反而约束了撰写时的排版。

8.最后说一下Word中公式编辑器的一个问题。就是公式编辑器产生的行距变大问题,这个问题在网上一查即知,但都是同一版本(我至今未查阅到好的解决办法),但是方法并没有很好地解决该问题。一次偶然的机会让我找到了解决这个问题的方法,就是在出现行距变大情况的段落,把段落行距设置成固定行距,而不是多倍行距,在后面的框中填入格式需要的行距即可。

上述都是我认为在论文撰写过程中很有用的技巧。当然Word的排版功能不止这些,否则侯捷也不会就此写出一本专著。当然我们需要的不是Word的使用,而是借Word把论文写得更好,更快。所以盲目地学Word也是背离轨道的,只要利用Word把论文写好,又不会把写论文变成学习Word,那么这就是最好的结果了。

以上内容可能有些概念没有进行解释,主要是考虑到给读者留下一些需要自己去弄清楚的问题,其实我说再多,不去实践是没有效果的,所谓"送者贱,求者贵"就是这个道理,我相信那些基本概念只要你上网稍微查阅一下即可得到想要的结果。

在本科毕业论文阶段,我花了很大一部分时间在Word上,可能与上述说的"不要盲目学习Word"相背,但是对我来说这还是磨刀不误砍柴工的,因为我接下来的学习和研究还需要Word帮忙。如果我的这些经验能够被下面的学弟学妹"拿来"而无需再为论文排版苦恼的话,我花的这些时间和精力也就有所值了。
(此文早些日子发表于我的blog:[url]http://blog.hjenglish.com/happy/articles/401934.html[/url])

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