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| [center]撰写你的论文，把排版留给Word ――写给作毕业论文的朋友们[/center] 论文交给了导师，很高兴。退回来时，就傻眼了。目录页码要改，参考文献编号要改……，整体感觉是导师把你的精华变成了槽粕，有些人就因为这个原因，把必要的参考文献删了，把内容删了，加上些不必要的语句来达到少修改自己论文排版的目的。认真的人则被这个环节搞得苦不堪言，最后连哭的力气都没了。原因在哪呢？就在于你忽略了Word的排版功能，排版？你会说不就是改改字体，整整段落嘛，大家都是这样啊。非也，主要是很多人都忽略了Word的一些重要的排版功能，我要说，写你的论文，把排版交给Word吧。 虽然有一些专门用来撰写科技论文的软件，但是对于绝大多数学生和研究者来说，Word的使用仍是最普遍的。然而在Word的使用中，很多人都把它当作输入内容的软件，而排版就只靠手工了，这样既费时间又费精力，其实只要注意一些Word的排版功能，就能节省很多时间，自己心情也不会因费神而苦恼。 首先明白一点的是，一定要把内容和排版分开处理，就像绘图时分两个不同的图层一样，这样一旦排版出现差错，就单独修改排版，而不是手工在内容上作一次又一次无谓的修改，导致感觉不是在写论文，而是不断在修改与内容无关的排版而烦恼。其次就要了解一些Word的有效功能，这些会帮助我们更好地处理排版，比如不要自己敲入空格和回车，对齐一定要用制表符，分页一定要用分页符，而存在不同页眉页脚时就要了解节的概念等等，这些也都是内容以外却和排版相关的重要概念。 关于Word的排版问题，影响最大的要数台湾的著名计算机书籍撰写者侯捷的《Word排版艺术》，它详细介绍了怎样用Word以艺术的眼光进行排版，而所谓艺术就是减少dirty work。很多人都不知道Word的排版功能，只知道一些段落设置和字体设置，因为周围的人了解Word也是一样，所以想当然以为Word就是把内容敲入，然后就是不断地手工进行排版这项dirty work。虽然这本专著写得很全，但是对于一些细节问题还是缺少分析。在本人撰写本科论文的过程中，对Word的这方面功能进行了一定的挖掘，通过网络与大家一起探讨了Word与论文的关系。在不断的探讨和尝试中，本人总结出以下要点，供撰写论文的同学或者老师参考，不足之处还望指出。 1.样式。主要是针对一些格式相同的标题而言的，不要每到一处就手动设置一遍，或是使用格式刷。使用样式的好处一是可以在视图中看到文档结构图，在浏览时可以随时跳到想要的位置，二是利用样式可以自动生成论文的目录，通过这种方式生成的目录是一个域，内容和页码可以随着正文内容的改变更新后同步改变，只要全选后按下F9就可以了。 使用样式时，一般都用不到内置的样式，需要根据不同的格式要求进行设置，主要是对一些标题的格式。还要注意的一点是，在设置样式时，如果正文的字体不是默认的5号字，就要先对"正文"样式进行设置，否则等其它设置完成，再设置"正文"样式，可能会导致不是正文的内容出现字体不符的情况，这是因为默认的样式字体都是基于"正文"之上的。 2. 编号。编号与内容不同之处在于随时存在被删除或增加的可能，一旦这样手工的工作量就会很大，而且往往会出错，尤其是在参考文献的引用方面。论文中的编号主要有一、列举项目内容，如实验步骤，影响因素等；二、各级标题的编号；三、参考文献的引用编号；四、图表和公式的编号。大家对第一项可能都熟悉，对于第二项可以在样式里边设置，这是一个比较有技巧的设置，我在百度里边已经解答过，可以在网上找到。对于第三项可能有人会利用文献管理软件进行编号，这当然好做，但现在的文献管理软件很多，且大部分是英文的，中文的NoteExpress反应强烈，但是不够完美，存在一定的Bug，所以在不同机子上编辑 Word时就又苦恼了，因为不是所有人都使用文献管理软件，可以说只有少数人才使用。所以可以通过Word的尾注功能达到自动编号的效果，相同编号则使用交叉引用，这些都是可以进行更新的。当然实际操作时还是有一定技巧的。对于第四项，我存在一些个人的想法，虽然这个自动编号功能是可以达到的，还是存在一些问题，或是称为障碍，如果论文的图表不是很多，还是手动编号吧。我在撰写论文时使用了自动编号，结果给导师看时，他的电脑上一片红叉（是开启了审阅工具条的原因），但在我电脑是很好显示的（幸好我对Word使用比较熟悉，不然导师肯定要翻脸了），回来后，不断分析原因，后来发现是这个：在插入题注时，默认的标签是很少的，通常要自己添加，如"图"和"表"，而默认是"图表"标签，由于我导师电脑上没有这个自建的标签导致了错误的发生。 3. 对齐，换页。一定不要自己敲空格来达到对齐的目的，换页要使用换页符。如果是一般的对齐，大家都知道，通过标尺，对齐方式等手段即可，但如果是一些特殊的对齐，则一定要使用制表符，如公式，因为敲空格总有一些差距，即不是真正的对齐，并且在排版可能改变时会发生错误。而需要另起页或是排版美观要求换页时一定要使用换页符，否则内容增删时会出现意料之中的错误，即还需敲换行符，或是删除换行符来达到换页的目的。而如果前后两页的页眉页脚需要改变时，换页时就要使用换节符。 4. 参考文献的编辑和管理。如果是本科阶段的小论文写作，大可不必使用文献管理软件，因为就几篇熟悉的文献可参考。可是如果是毕业论文的撰写就最好使用文献管理软件了，因为文献繁多，需要随时更新，删除等。不然到最后只能望着海量文献发呆。关于文献管理软件的介绍很多，哪个更好一些也智者见智，在此略过。 5.审阅。送审时要打开审阅工具条，这个功能是对于修改论文者而言的，一般是老师，也可以是师兄师姐，虽然老师比我们专业知识知道得多，但Word方面就不一定，因为他们忙于其它事情，而在他们做学生时，计算机的使用并不普及。所以在导师修改你的第一次论文时要及时提出"审阅"这个工具（如果他不知道），这样既节省老师修改的时间，也有利于自己复查时随时做出接受或拒绝老师的修改建议。 6.子文档。子文档是用来管理大型文档的，毕业论文就属于这类。在主文档中设置样式，在子文档里编辑内容，这样使用时可避免大文档导致的速度变慢问题。同时也减少文档的损坏几率。 7.以下是撰写论文时的一些建议，一般都是有利的。有空就Ctrl+s对文档进行保存，保不准何时停电，何时死机，一次看到一位朋友写了一大堆东西，问他保存了没，他笑嘻嘻地赶紧保存，真替他捏一把汗。多做备份，一段时间后要有备份。实验室的，家里的，移动的，都可以是备份的地方，一些重要的文本则需要多出备份。由于论文的格式繁多，撰写前无需制作相应的模板，因为模板的制作反而约束了撰写时的排版。 8.最后说一下Word中公式编辑器的一个问题。就是公式编辑器产生的行距变大问题，这个问题在网上一查即知，但都是同一版本（我至今未查阅到好的解决办法），但是方法并没有很好地解决该问题。一次偶然的机会让我找到了解决这个问题的方法，就是在出现行距变大情况的段落，把段落行距设置成固定行距，而不是多倍行距，在后面的框中填入格式需要的行距即可。 上述都是我认为在论文撰写过程中很有用的技巧。当然Word的排版功能不止这些，否则侯捷也不会就此写出一本专著。当然我们需要的不是Word的使用，而是借Word把论文写得更好，更快。所以盲目地学Word也是背离轨道的，只要利用Word把论文写好，又不会把写论文变成学习Word，那么这就是最好的结果了。 以上内容可能有些概念没有进行解释，主要是考虑到给读者留下一些需要自己去弄清楚的问题，其实我说再多，不去实践是没有效果的，所谓"送者贱，求者贵"就是这个道理，我相信那些基本概念只要你上网稍微查阅一下即可得到想要的结果。 在本科毕业论文阶段，我花了很大一部分时间在Word上，可能与上述说的"不要盲目学习Word"相背，但是对我来说这还是磨刀不误砍柴工的，因为我接下来的学习和研究还需要Word帮忙。如果我的这些经验能够被下面的学弟学妹"拿来"而无需再为论文排版苦恼的话，我花的这些时间和精力也就有所值了。 (此文早些日子发表于我的blog:[url]http://blog.hjenglish.com/happy/articles/401934.html[/url]) |
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