针对文献管理软件Noteexpress谈我心目中的个人资源信息管理软件

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针对文献管理软件Noteexpress谈我心目中的个人资源信息管理软件

原创   zyt0538 2006-04-03 17:30:56 查看评论

作者：sealogos    Email：sealogos@gmail.com    个人主页：http://hexun.com/zyt0538   本文的起因与目的：随着自己大脑和电脑储存的资源越来越多，怎样有效管理成了我几年来思考的问题，在Google 上检索"笔记软件"、"读书软件"、"文献管理软件"发现了好多信息，最后发现了Noteexpress跟我心目中的个人资源管理软件有些相似，但 Noteexpress在功能上还有许多满足不了我的要求。但毕竟我看到了希望，再有因为Noteexpress是国产软件我本意是大力支持的，所以我专门花一下午时间写成此长文，发表在我的Blog和Noteexpress技术支持论坛上，希望与同道中人共同探讨交流，一是满足我心目中个人资源信息管理软件的渴盼，二是能促进Noteexpress的发展，惠及有此需要的人们。（有些人会以为这片文章又臭又长，但本人是花了时间和功夫的。对于持反对意见的人，我不会花时间去反驳的，只会从回复帖子中吸收有益的东西，再写新的感想发表，只当自娱自乐罢！） 一、Noteexpress是做文献管理的软件，我为什么提个人资源信息管理？ 科技文献管理是Noteexpress一类软件的特色，在科技文献信息爆炸的今天很有市场前景。做好科技管理文献的软件开发是爱琴海软件公司的本分，目前一定要做专做好才能从市场大潮中脱颖而出，这是短期目标，如果努力应该可以达到目标。 但我看来还有更远大的目标值得爱琴海去思考，那就是个人资源信息管理和企业资源信息管理软件的开发。 因为：当今时代，不仅科技文献信息爆炸，包括其他信息也被催生爆炸。管理科技文献只是其中的一部分。个人资源信息和企业资源信息管理也有市场需求。 比如：我，除了管理我的科研文献之外，我还要管理教学信息、还要管理我电脑里的游戏、电影、下载的网摘信息，还要管理我儿子的电子照片、录像片等等，我也想像管理科技文献那样专业管理这些信息。 对于企业，除了科技文献之外，也要管理人事信息、工资信息、还有商业经济信息，甚至客户的喜好、客户的言谈举止，凡是涉及商业的信息都需要管理。 如果在做专文献管理的基础上，把这些经验和技术移植改造到个人和企业或者更有针对性的客户需求上，这就是个人和企业资源信息管理，这应该是一个远大目标，值得追求。如果将来能有一款软件既可以管理科技文献又可以管理其他资源信息。――这就是我心目中的个人资源管理软件。 二、我心目中的个人资源信息管理软件能做什么和现在的Noteexpress能做什么？ 1、我心目中的个人资源信息管理软件能便捷地批量导入题录、笔记、文件。 这里的文件包括科技文献的全文、普通word、pdf、caj等文件、软件文件、图片文件、声音文件、影像文件、网页等。还要能导入文件夹。 这里有两个关键词：便捷和批量。 （1）对于题录的导入： Noteexpress（以下简称NE）可以做到批量和便捷。但里面也有些小问题。（以下问题有些可能我提的不对，请NE指出） 对于在线数据库和从各大数据库下载的题录文件的便捷批量导入比较好，但手工输入题录很麻烦。 因为我以前有很多已经下载的科技文献，我也想管理进去，难道只有手工输入的办法吗？有没有更好的解决方案？我在NE技术支持论坛上找了半天没找到，请NE告知。（如果NE能在导入任意期刊文件时自动识别作者、期刊名、页码等信息就好了，但应该说目前难度太大。不过可以这样考虑：在NE里设计一个小手，可以人工抓取文字，填入自动弹出的题录窗口中） 我知道三个办法解决手工输入题录问题：第一个用导入文件的办法。这样可以直接把文件题目导入，不用再输入了，但诸如作者、年份、出版物名称、页码等都要自己输，太麻烦了；第二是在题录窗口用新建题录的办法，然后在附件里添加文件。这种办法比第一种还要糟糕。因为这种新建题录不显示文件题目，一切都要自己输入；第三种办法就是把电脑上存的文献上网重新检索，再导入题录信息。 不知道还有其他方法吗？ （2）对于文件的导入： 我希望NE能够批量导入文件，包括批量导入笔记等，这样能够提高效率。但目前好像只能导入单个文件。 对于导入文件的便捷性，我觉得NE还应该有所提高。现在的方式是：文件�D�D导入文件――选择文件。我觉得还不够好。如下举例说明; 对于我电脑内早就存在的文件（不一定是科技文献，也可能是我儿子的录像或我的影片），有些我想管理进NE，有些不想，我需要先打开看看这个文件才知道这个文件是否需要进入NE。如果我希望它进入，我要做的是：关闭这个文件，然后打开NE，然后"文件�D�D导入文件――选择文件"，如果我的这个文件隐藏的比较深，在一层一层的文件夹里面，那么我在导入文件时就会很费劲地打开一个又一个文件夹。 我的建议是：开发一个*.reg程序，当我决定要管理这个文件进入NE时，我只要点击鼠标右键，选中导入题录，或者导入文件，一键OK，这样就快捷很多。这种操作方式比较符合人的习惯。这种*.reg程序很多，比如365key天天网摘、新浪ViVi网摘、美国美味书签网摘都可以一键保存网摘。 （3）文件的导入里还有一个特殊的是网页的保存和导入。 因为目前在做研究时，也会引用很多官方网站的数据，需要在参考文献里注明网址出处。我理想的文献管理软件应该是像各个大的著名网摘网站一样（比如365key天天网摘），不仅能保存网页的内容，也能自动保存网址，还能保存网页快照，还能对保存的网页内容做评论，做笔记。我已经是365网摘的老用户，深得其益。 我知道NE里面也可以保存网络链接，但好像不是很方便，也不能保存网页快照，万一链接打不开，那就歇菜了。 我的建议是：参考上面的*.reg程序，完善保存网页功能（包括网页里的图片），并能自动将网络链接加入附件、加入题录信息。  还有一个建议就是参考"网文快捕"的功能，允许用户把网页保存到本地计算机。 （4）对于文件夹的导入： 对于一些学位论文和超星图书是以文件夹的形式存在计算机里的。从NE"导入文件"命令里没办法实现。只能先建立一个题录或者笔记再用添加附件的形式导入，虽然不很麻烦，但有些人可能因为习惯了从NE"导入文件"命令里导入，不一定会想到这个办法。而且不能批量导入。 （5）我还有个问题是： 我在阅读文档时经常会用Caj、Pdf阅读软件做些注释标注，我能把他们导入到NE里面吗？ 2、我心目中的个人资源信息管理软件能便捷地批量导出题录、笔记、文件。 刚才讲完导入，现在讲导出。 （1）对于题录的导出： 我知道NE可以做到批量和便捷导出题录，这样便于交流和给学生开书单等等。这个非常好。但我更愿意谈谈批量导出笔记和文件的重要性。 （2）批量导出笔记和文件的重要性 在"文件"菜单里面只能看到"导出题录"，但没有"导出笔记"和"导出文件"和"导出文件夹"，要做这个工作需要在别处，这种菜单安排有待于重新考虑。 NE也可以导出笔记和文件以及文件夹： 导出笔记需要在"编辑笔记"栏中的"文件"里导出；导出文件和文件夹只能在附件里用拷贝的方法导出。导出笔记和文件、文件夹都只能单个导出，不能批量。 为什么非要批量导出笔记、文件和文件夹？ 因为许多人需要。现举例说明： 例A、比如我以前研究过杨树，我把相关文献收在"杨树"文件夹，后来我又研究树木的生态效益（不仅仅是杨树的效益，还包括其他树的效益），这些文献我存在"效益"文件夹里面，"杨树"和"效益"的文献都被NE管理着。现在我需要研究"杨树的效益"，那么我在NE里面搜索后会轻松获得"杨树＋效益"的文献，这些都是以链接的方式得到的，不会占用硬盘空间（这个功能我非常欣赏）。这时我会遇到一个问题：我需要我的研究生阅读我"杨树＋效益"的文献，我需要拷贝给他。我可以通过导出题录的办法只给他题录，让他自己去下载全文，但会耽误他的时间。如果我从我硬盘中拷贝给他，但NE现在只能单个文件拷贝，而且"杨树＋效益"的文献来自于"杨树"和"效益"两个文件夹，我需要一篇一篇的拷贝，很麻烦。 所以我希望能够批量导出文件、笔记和文件夹，自动从"杨树"和"效益"两个文件夹中抽取有关"杨树＋效益"的文献到"杨树＋效益"文件夹。 例B、再举一个通俗的例子：比如我的硬盘里的电影分类为爱情片、动作片、科幻片三个文件夹，我朋友喜欢看张曼玉主演的片子，我希望把三个文件夹里所有的张曼玉主演的片子抽取出来到"张曼玉"文件夹，然后拷贝给他，这是我就需要批量导出功能。 例C、还有一个教学的例子。比如我制作ppt幻灯片时需要从我自己建立的图片库中寻找有用的图片，我的图片库已经用NE管理，我可以用NE通过我对图片的注释搜索出我需要的图片，搜索结果也是以链接的方式得到的，不会占用硬盘空间。如果我想让制作幻灯片的公司帮我做，那我就需要批量导出这些图片拷贝给他。但现在NE只能单张拷贝，比较麻烦。 所以我的建议时：开发批量导出功能！！！ 3、我心目中的个人资源信息管理软件能便捷地同时管理几个数据库，而且互不影响。 在我们家里只有一台电脑，我、我夫人、我孩子、我的父母都会有自己的数据库。我希望能用一个软件同时管理5个或者更多的数据库。也就是说每人至少要有一个数据库。 NE可以管理几个数据库，但这里有几个问题： （1）每个数据库之间没有密码和权限管理，没有保密性，个人的知识产权和隐私权会受侵犯，尤其是在办公室几个研究生共用一台电脑的时候。而且，数据库可能会被误删或者故意删除，那样损失就大了。 （2）切换数据库时比较麻烦： 比如：我们家的电脑分成几个区，我的文件全放在D盘，我夫人的全放在E盘，我们家庭的文件（比如家庭照片、电影）全放在F盘。我负责管理两个数据库。一个我自己的D盘，一个是家庭的F盘。这时的问题是：从D盘到F盘的切换数据库时比较麻烦，需要"文件――打开数据库……"。 我的建议是：在NE左侧的管理树的上方，做几个按钮，每个按钮代表一个数据库，想调用时一键就可以打开，会方便很多，也不会影响NE界面的整体布局。（或者加两个按钮，一个管前进一个管后退） 4、我心目中的个人资源信息管理软件能便捷地管理我的个人电脑资源，就像windows的资源管理器一样。 需要说明的是：要比windows的资源管理器还要好！ 我这个人比较挑剔，也可能自己的记性不好，很讨厌自己电脑里的文件乱七八糟，到时想找却找不到，所以我都是把自己的文件夹分类整理。但是时间一长，还是发现有许多问题。比如，自己又有一篇文档需要保存，但发现很难给这个新文档归类，它既可以属于这个分类，又可以属于那个分类，这时自己就很苦恼。所以有时就随便放到一个文件夹里，有时候同时放到两个文件夹里。也有时候就因为这一个文档，自己重新调整文件夹的分类。就这样我捣腾过几回，但还是经常遇到以上问题。随便放到一个文件夹里吧，再次查询有关文档不容易找到，如果同时放到两个文件夹里吧，虽然有时候能缩短查询的时间，但我牺牲了电脑硬盘的空间。经常调整文件夹的分类吧，那可是个苦差事。所以我有时候想专门去学习图书馆管理学，但可能难度大了些。于是我就非常希望能有个软件能管理我的个人电脑资源，我以为一定会有这样的软件，只要找到就能很快上手，比自己专门去学习图书馆管理学要快。但我发现很难找到我理想的软件（也可能只有我没找到吧）。 NE现在只能管理使用者添加的题录、笔记、文件，但不能像windows的资源管理器一样主动管理电脑里所有的资源。但如果一个文件同时存在于几个文件夹里，windows的资源管理器则不能有选择的剔除，而导致硬盘空间的浪费。 而NE的优点是，可以建立虚拟文件夹，即不需要复制全文，只需要建立链接即可，而且可以有选择地清楚重复链接！！如果这个功能继续做好的话，会非常棒。 一般人电脑里的文件都是喜欢分门别类放置的，很难保证不同的文件夹里没有重复的文件。我希望NE能帮我们剔除重复文件。还有就是如果新下载的文件全文在我们的电脑已经有了，NE会不会提醒我们不要下载？这样的好处是：节约硬盘空间、避免重复下载给我们省钱！！ 有人会说，这个简单，让NE只认可一个文件夹，把NE下载的全文全部放进这个文件夹，就会避免重复下载和重复文件的出现了，反正NE里面已经通过检索自动分类，所有文件在一个大文件夹里不会乱的。我想――这固然是一个办法，然而人们一般是喜欢把文件按照自己的喜好分门别类放的，这样会不会引起人们思维习惯的改变呢？人们会接受吗？如果这样，一个潜在的风险是――如果万一你的计算机被改了时间或者你的NE过期了或者其他问题导致NE不能用了，那么――你如何从这么一个文件夹里的许多文献里找到你原来的文献和喜欢的分类？――――――请NE思考这个问题！！很重要！！ NE你有什么好办法去管理我们的电脑资源，解决windows解决不好的重复文件呢？请告诉我们。 5、我心目中的个人资源信息管理软件能便捷地管理我的科技文献题录、全文、笔记，以及在论文写作时的文献随意插入。 我想NE主要的功能就是上面我说的。我现在还没有把NE所有的功能都试验完毕，毕竟从搜集文献到管理文献、使用文献、写论文到输出参考文献一条龙走过才会真正把握NE的优缺点。我在本文里只是提一些粗浅的建议，等以后再提别的意见。 在初步使用中我还发现NE的一些问题，特指出，希望关注： （1）我试用的版本是1.5.0.109，NE界面有一些按钮，但鼠标放在按钮上，没有中文提示，不知道这些按钮是做什么的，很让人迷惑； （2）在导入文件手工输入题录信息里的作者姓名时，NE规定多作者之间要用英文的分号，即";"格开，这个不符合中文输入的习惯，还要切换到英文状态。如果能用中文的分号，即"；"就好了。 （3）列表表头管理器的显示可以自定义，但一个文件夹里的表头自定义了，其他所有文件夹的表头全跟着变了。做不到一个文件夹一个显示方法。比如：我把我的照片加入题录管理，因为这些照片都是数码相机自动形成的编号，即照片的题目都是编号，所以我就在编辑每个照片的题录时，在"注释"一栏中加入对照片的描述（比如照片里有谁、在哪里照的，拍照时发生的事情等等），但显示题录的表头上没有"注释"，我就自定义让他显示，然后就做到了，可是我发现我的科技文献题录显示时"注释"也出来了，但关键词没了。真是该出来的没出来，不该出来的却出来了。如果不同文件夹可以自定义不同的表头显示就好了。 （4）从题录窗口新增一个题录，然后从附件里添加一个全文附件，但全文附件的题目不会自动填入题录中，需要自己手工输入，真麻烦。但如果导入文件的话，全文附件的题目会自动加入题录中。 （5）NE没有文档记忆功能。但许多软件里都有。比如，word一般会记忆4个文档，从"file"中就可以找到最近打开的文档，很便捷地再次打开。在windows的"开始"菜单里有"文档"菜单，里面记忆的文档就更多了。我觉得NE也应该有这个功能。 （6）在新建笔记时，需要输入标题、关键词、和作者姓名，我发现用紫光拼音中文输入法输完标题切换到关键词时，输入法自动消失，如果需要输入中文，需要再切换。到输入中文作者时又这样。这样很烦人的。 （7）NE的技术论坛很热闹，虽然有搜索有功能，但感觉有些乱。我昨天去论坛想看看有没有电子教程分布，但发现还是去年11月的版本，太老了！也太简单！应该每次新版本后都接着更新。而且电子教程最好是帮助文件格式的，因为这样可以根据菜单或者关键词学习，比Pdf文档好。 另外应该及时总结技巧，把不同的技巧分门别类的放到帮助文档里。最好能做一个实例文件，从论文查资料一直到写论文完成参考文献输出手把手教新手学习，用这样的耐心才会吸引更多的人使用NE，同时NE也会获得使用者的尊敬，因为你们耐心，你们用心！ （8）论坛里探讨word插件的帖子很多，你们的插件是很好。但有没有考虑给WPS也做插件？有没有考虑给其他国内外使用别的文字处理软件的做插件？ 6、我心目中的个人资源信息管理软件有卓越的笔记功能 （1）我很看中NE的笔记功能。我心目中的NE笔记功能就像没有电脑之前看文献做笔记那样，可以随意地在纸质的文献上划线，做记号、写心得。现在很多阅读软件有这个功能，可以利用这些软件。但这些软件没有搜索功能，可是NE有！而且还能记录文献的出处！（笔记里记录文献出处的功能还不行。对于题录下新建笔记不需要插入出处，因为是一个文献题录对应几篇笔记，这个文献出处不会乱。但如果我单独建一个笔记，笔记附件里有好多篇全文的话，那么我笔记里的话就不知道是出自于那篇文献了。笔记里记录了10句话，可能来自于10篇文献，所以希望NE也能解决在NE笔记里插入文献出处功能。）所以我希望NE能够大力开发NE的笔记功能，不仅能在NE的笔记里写写划划，做不同的记号，还可以在NE笔记里插入表格，插入图片，甚至支持手写、手写识别和语音识别。另外也请NE增强笔记导入功能，可以导入在阅读软件里的标注、注释等。同时千万别忽略了笔记搜索功能，我觉得这是精华，如果搜索不精华了，别的功能也就很难精华了。 说到支持手写和手写识别功能，我就多说几句。我认为以后平板电脑肯定会代替现在的电脑。为什么？因为人类要回归自然，要回归到一手拿笔，一手拿纸的手写状态。所谓的笔就是电脑识别笔，所谓纸就是可以写写划划的电脑，就平板手写电脑，可以直接在屏幕上写字的电脑。微软2003开发推出的Onenote就是基于这种意识开发的软件，我也安装使用了，虽然用于普通的电脑不能发挥该软件的威力，但其理念很好。Onenote的特色功能就是记笔记，它很强的一个功能就是搜索。我感觉如果NE能和Onenote结合使用会给我带来很大便利。但我还是希望能一个软件就能解决问题就好了，我可不喜欢电脑里装太多的软件，麻烦！不够简单！ 所以我希望有一天我也可以手拿一支笔，可以在NE的笔记软件上写写划划。 （2）我一直想做一件事情。就是编一本书，编一本集成我专业知识的实验指导，把跟我专业有关的所有（应该是大部分吧）的试验方法归纳一下，便于教学和研究使用。我觉得NE的笔记功能可以帮我达到这个目的。我的思路是这样的： 在NE笔记里建一个"实验指导"文件夹，在该文件夹下再建立"林内降雨量测定方法""林外降雨量测定方法""树干茎流量测定方法""林内蒸发量测定方法"……等若干笔记，凡是有关林内降雨量测定方法有关的文献全文我都添加到该笔记的附件里，这样时间长了，我就会积累很多这样的方法，我可以比较综合，找到最好的方法。 （3）我还想做一件事就是想比较中国和德国林业的不同，但搜集数据需要时间，我可以利用NE的笔记这样做： 建立一个中国德国林业比较的笔记，在笔记里插入一个表格（如果NE能够做到的话），在表格左侧填入要比较的项目（比如森林覆盖率、森林面积等），这样我在看文献时，只要一有相关数据我就立马填入，并自动注明数据的来源出处（这个功能NE暂时没有，很遗憾），时间久了，我的比较结论就会出来。 这只是我想到的两个应用NE的方案，不知道诸位都是怎样使用NE的，我真诚希望NE的朋友们互相交流，尤其是笔记功能。我以后也会把自己的心得体会写出来。朋友们可以到NE技术支持论坛浏览，也可以到我的Blog来交流。 7、我心目中的个人资源信息管理软件能便捷地管理我的其他个人资源信息。 我希望NE在科技文献管理上做好后，能把核心技术应用到管理其他信息上，真正成为个人资源信息管理软件，那样NE的使用范围就大了，用户就更多了。不过好像已经有几家大公司在开发类似的软件，不知道NE还能赶上吗？如果NE能做到，那么我可以用NE做以下事情： 比如我可以用NE管理我的通讯录（把每个人名当作一条题录，电话、邮件等当作题录的其他信息）； 比如我可以用NE管理我的行程和计划，在计划要实施之前按照设定时间提醒我；（比如每次开机时自动打开NE今日计划，关机时打开明日计划） 比如我可以用NE管理我的日记，随时写下感想和随便的事情；（但要有密码保护） 比如我可以用NE管理我的照片，记录照片的信息和拍照时发生的事；（我想找管理照片的软件好久了，我希望它不仅能看照片，润色照片，关键能描述照片，在打开每张照片的下方，显示出描述照片的文字。如果有谁知道这样的软件，请一定告知我！！！） 我可以用NE管理我的网摘，让精彩的网摘永远保存在NE里； 比如我可以用NE管理我的邮箱，成为邮件收发终端软件，如果这样NE就可以提供天气预报、股票信息、搜索、游戏下载…..（就像新浪点点通的工具条、就想Google的工具条），我甚至可以用NE像MSN、QQ一样聊天……，那么NE就变成大哥大了，成了牛软件了！ ――――这就是我心目中的个人资源信息管理软件。   可能有人说你太善于幻想了吧。可是――我要对他们说：一切皆有可能，只要你想！！！Noteexpress，你敢这样想吗？拿出你的勇气吧，只要你敢想，只要有好的实施方案――――风险投资就会向你招手……（希望是国内的投资，因为我们需要国产软件！！！）