主要软体使用
GTD by palm 之软体组合 大致上使用 行事历软体(Datebook) + 待办事项软体(To Do List) + 大纲或专案管理软体(outliner) 来达成 .
Underlying Approach �C (1) Use software so as to minimize the number
of places I have to look and input to have control �C This is definitely a carryover from my "One Minute Manager" Days. Make the software work for me, not the other way around. (2) Minimize the number of categories or focus areas. The sheer number of categories I once used required too much of my time filing items into the proper categories �C a time waster that came from organizing time itself, i.e. it was self-defeating! (3) Focus on the issues in my life, not someone else's life. (4) Use the KISS system ("Keep It Simple
Stupid"). If the system is too complex or too much of a time-consuming task to keep up with it, I won't use it, at least not for long.
行事历软体(Datebook)
使用一个行事历软体，如原机的 Datebook，Datebook+，ksDatebook。或用整合型软体，如，agendus(actioname) ， Datebk4/5。如果可以知道日期或期限者，直接放入行事历，其余都依照不同性质放入不同的类别待办事项(Todo list)，这样行事历才能维持清爽，避免被太多的事件被写到行事历，维持行事历这一个"圣地"。
确定时间的杂事用datebook最合适。如果用datebook去管理事项，就又觉得只适合做具体的，确定时间日期的一些杂事。很多目前还不确定，或者并不一定要某天某时来做，或者定了一个时间到时没做继续往后推的话，datebook这种以时间为中心的方式就还是不太适合。datebk5一个很受欢迎的特性float event其实就是不定时间，今天没完成就继续往后推。而agendus我很喜欢他的地方也是todo和datebook放在一起显示，这些不那么确定的事情其实和datebook里定的是同类的。
●ksdatebook
●datebbook 4/5
●agendus
待办事项软体(To Do List)
To Do list比较适合用于把project的每个功作分到很细再来一项一项完成. 记得好像是在life balance俱乐部里有看过, 要比工作细分到可以在十五分钟, 最多不超过一个下午的时间. 细分到这种程度来用To Do List会比较好用.
用TO DO整理NEXT ACTIONS，而任务清单在MEMO中整理，如果NEXT ACTIONS太多，我会把一部分丢回Someday/Maybe，所以我的NEXT ACTIONS及WAITING FOR合计64个，DAILY REVIEW(清收件匣，整理TO DO PLUS内的NEXT ACTIONS及WAITING FOR，及两分钟以下的NEXT ACTIONS)花约30分钟。
有人觉得原机所附的 To Do List 比较没有效率，可以改用加强型 Todo ，如 Todo plus。或用整合型软体 ，如agendus(actioname) ， Datebk4/5。
●TODO分类设定
在 GTD 中文版一书 p. 35 那张工作流程图，当杂物经过处理之后，除了丢进垃圾桶外，其余共有下列几种类别的事件：
1) 也许/将来有一天 -> someday
2) 参考用 -> reference
3) 多步骤任务 (专案) -> project
4) 等候 (委派) -> waiting for
5) 下一步行动 (延后) -> Next action
6) 行事历 -> datebook
7) 执行 (两分钟内者，马上作)
Next Action 与 Project 之区别，Project 在此定义为多步骤的事件，Next Action 定义为单一步骤，Project 如果需要不一定是要每周才 Review，如果这是持续的计画，可以直接写到 Datebook，但是执行时之细部则看 Project。因此 Project 可能是行事历/someday/next action/... 等。
下面分类是GTD作者最近在他的网站上发表的个人分类设定方式:
Projects
又称为任务，泛指需要多步骤才能完成的事件很大的project，在计画好之后，大部份都会有个outline之类的东西，可以把这个outline存在project的notes里，当作reference.todo只负责记下个步骤，而project需要的参考资料等等应该是另外放在其他地方的。也许可以搭配个out-line一起使用看看。另外，project独立一个类别，可能会比较容易review一点。review的时候就切换到 project类别，然后，依序拿出各project的参考资料看看目前的执行状况、接下来该干嘛之类的，顺便把另外想到的东西加进来。
可以尝试用下面介绍的projects软体来另列project.
Someday/Maybe
你想到的点子，未来才要实现的计画等projects I might want to do in the future
@Agendas
items to cover with specific people when I am with them in person or on the phone. Each person is listed as a to-do, and the things to go over with them are listed in the attached Notes field
@Anywhere
actions that can be done pretty much wherever I am
@Call
除了用phone lookup找到电话外, 一定要加注"Next Action"--打过去后要采取的行动,才不会当看到事项中写着要打给人时还得先想是为了什么事要打给他,. 这样事情仍然在脑袋里打转, 没有达到一但写下就不再牵挂的目的.所以写下@call待办时一定要先想清楚打给谁, 打过去要讨论的事项等问题, 在写下待办时一次决定好才不用牵挂.
@Computer
@Com-Online
@Errands
out-and-about things to do I can do while Im traveling as well as at home杂务清单
@Home
actions that have to be done at home
@Office
actions that have to be done at my office.如果在家工作, 与@HOME项目可以合并;若是学生可以将此项当作@Study使用(或舍弃).
@Waiting For...
授权给人做时，要有一张清单让你可一追踪交办事项的进度
actions and projects other people are doing I care about
所有委派任务都该标注日期
其他
常设会议以及时常要应付的人各需要一张议程清单
●projects
http://www.sourceforge.net/projects/projects4palmos
加强型的todo，可以非常清楚地用来管理进度，由projects的文件得知, 可以依以下方法共用内建ToDo程式的资料:
1. 首先建一个新专案, 这个专案等一下我们将用来取得共用内建的ToDo列表资料. 我们假设新建的专案名字叫作 "myOldToDos".
2. 开启 Filez 或其他你喜爱的档案管理工具, 并且找到 "myOldToDosPRJT" 这个档案.
3. 删除刚刚在Projects中建立的 "myOldToDosPRJT" 档案 (别急着问问题, 耐心看下去).
4. 现在找到 "ToDoDB" 这个档案, 这个档案就是内建To-Do程式储存to-do 列表资料的地方.
5. 将 "ToDoDB" 档名改为"myOldToDosPRJT" 并选save储存.
完成上列步骤后你就可以开启 "myOldToDos" 专案并且看到来源自内建To-Do程式的To-Do列表. 在Projects主页面选单上选择 "Rescan "以更新ToDo显示在Projects主页面的资料. 设定好后因为这个专案跟内建的ToDo共用相同资料, 当然连你在To-Do里面的分类设定等也将完整保留喔. 任何时候还是可以回到内建的ToDo程式里观看.如果有怪怪的情况再 Rescan 一次即可将ToDo转移到rojects后, 测试过同步等功能仍旧完全正常. 推荐OS4.0以下使用者拿来直接代替内建的ToDo.
●TODO PLUS by katzel
把Todo list的类别项目主要以地点来分, 有Home, Work, Downtown; 也有例外, 如: Internet, Contact, 这是泛指只要能上线或有电话就能执行的项目, 所以不是地点, 而是所需设备的限制. 这样一来, 人在什么地方, 或是有什么设备, 就能依此去找出那些事是要做的.
再来是priority. 一般是设在3, 即重要, 但不紧急的事情; 若有紧急, 但较不重要的, 则设为2; 紧急且重要的, 当然是1了. 至于4及5, 则是不紧急, 且不重要的事. 一般是设为5. 除非有特殊情形才会往上提升一级. 反正本来就不急, 就等前面的事做完了再说.
再来是due date及filter的配合使用. 我喜欢Todo Plus的最重要原因是, 它可以只显示出明天, 或未来七日, 或当周及下周的待办事项. 这个可以让我一目了然, 知道未来的一周内有那些事要做, 并可以随时调整due date及priority.
有新的想法, 则一律先不设due date 及category, priority则先设于5. 等有时间安排时, 则要连同到期日一并设入, 这样可以给自己一些时间性, 限时执行, 不必怕一些想法就一直拖下去, 到头来还是空想. 对于中长期目标的管理是很有用的.
重覆性的事情, 则可以善用ToDo Plus的Repeat功能, 这又是一个我不得不用的优点. 看是要每隔几日, 几周, 几个月要重覆一次都可以. 如此就可以大胆放心的把所有routine的事情全设在里面, 这次做完, 它会自动再产生一个相同的项目, 在你所要的时间点上. 不必重覆一次次地输入相同的事项. 非常方便.
就先写到这里, 这是我对生活的全面性管理. 当然, 唯一的坏处就是, 如果哪天PDA挂了, 电脑中又没有即时备份, 那生活就会陷入完全的混乱了.
● lifebalance
真正更麻烦的，是很多要做的事情，重要程度不同，时间不同，或者根本不确定，以后可能确定，或者定下来又改动，等等等等。这些，统统列在todo list里就太杂乱了，用树形结构也许能好一些，但是很多时候没有那么理想的逻辑关系，或者有，但是层次太深。这样，用任何todo增强都无法和life balance相比。因为life balance首先从地点上筛选掉了一批，然后从地点的open time筛掉一批，然后如果有时间要求，根据lead time，到时再提前出现，把不着急的又筛掉一批。剩下的，life balance给你计算排序。排出来看着肯定是比较杂乱的，不在一个层次。但是首先作重要的，花时间少的，然后是不那么重要，立刻可以做完的，然后是重要的，花时间多的，然后是不重要又花时间多的。这个顺序是很好的。刚开始的时候，很难把importance, effort,估计得很准，排序排得很好，没关系，第一life balance列出来的只是参考，不是法则。是人用，不是他用人。但这并不是不去学习放弃的藉甚。以后慢慢的自然会调节的更合理。有他在，可以把一些不重要的，现在不用挂在心上的东西抛在脑后，又不用担心需要的时候忘记，我想，这个是各种postit,记事本，todo最重要的作用把。
更重要的，需要选择先后的很多事情，只能用life balance来管理。这里面有很多技巧来使之可行，比如，强调action，立刻能做的action,每一个action时间要短，要分具体等等，其实都是把概念的层次逻辑落实到具体可行的具体事件。从树型结构的逻辑清晰的概念，到每天每时的todo list，变成平面的一维列表，一定会显得很杂乱，life balance则尽力把不适当的地点发生的事情筛掉，把很久以后的事情筛掉，把重要的排在前面。
想更进一步了解可参考Beginners GTD Guide (with LifeBalance)(英文)http://www.llamagraphics.com/bin ... &viewmode=all#1
大纲或专案管理软体(outliner)
处理 project 或需要树枝状结构时，再用一个 outliner。例如 progect, bonsai, shadow plan。使用什么工具，应该只是个人习惯的问题，国外甚至有人用HandyShopper来作为outliner工具搭配DateBK4/5。
首先, 如果你可以把这件事画分成几个部分或阶段, 就开始切割它, 然后看要完成每个阶段有那些事情要做. 如果可以, 就再细分下去, 把它一层层地分解开来看, 到最细时的一层就是你要做的步骤, 也就是要连结到todo list的事项.
如果你还是没有办法来区分的话, 那就把你能想到要作的事都列出来, 先不要分层, 也不要分类, 就花些时间来想, 会有那些事情要做. 等事项列得差不多时, 再来回头看是不是有那些项目是彼此有关连的, 有没有重覆的, 甚至于你可以在回头检视时再想到还有什么要追加的. 再来才是把这些项目再整理成outline的格式, 这样就能比较容易了解有什么事要做的.
另外一种方式，就是GTD书中建议的方式，就是定出这个project的目标，然后再把所有想得到的相关的东西都全部列出来，列到再也想不出其他相关的东西之后，再来作组织的动作。
处在天马行空的散乱思考期, 可以用diddlebug将想到的涂鸦下来, 再利用抄送功能传到想归纳的程式.
●MEMO
可以将它当作"收件匣"，任何任务，念头，交代事项，我都随手纪录，可以和PALM DESKTOP同步。每天早上再作整理"杂务"的工作。
下面分类是GTD作者最近在他的网站上发表的分类设定方式:
Clients (list of all of them, current and past)
- DA Thoughts (possible essay topics for my Food for Thoughts on the Web)
- Dates (Birthdays and anniversaries, which it automatically sorts chronologically, as they are listed "02-05 - John Doe")
- Focus Areas (Bigger checklists like larger goals, objectives, areas of focus)
- Ideas??? (Crazy ad hoc ideas I want to save but dont know what to do with)
- In development (Relationships, potential partnerships and networking possibilities)
- Inspirations (Personal affirmations and inspiring quotes)
- Key people (Just that, a list I want to review to ensure Im doing what I want with the relationships)
- Lists (Weekly Review, Travel Checklist, and more than a dozen ad hoc lists I want to keep for a while)
- Maybe Get (Books, CDs, Videos, Misc.)
- Next time in... (Lists of possible things to do by city, when Im there next) 以城市区分--列出到这城市时应带的物品, 应做的事情
- Travel (I have separate docs for each city, and the restaurants, stores, and people to be reminded of there)
- Web articles (Ideas, themes, and topics I intend to add to this Web site)
- Wine (Chardonnays, Chiantis, Pinot Noirs, etc. to archive for reference)
●DiddleBug
很多时候，有待办进来的时候，需要马上记下来，却没办法作太多的考虑，那就先大略的分类一下是todo或是date ...然后塞到对应的里面应用程式里面。
目前我将diddlebug当作最初未处理事件的"收件夹".将未组织的内容先丢在diddle bug，等到要处理的时候用'抄送'归档. ，有笔记型电脑在身边时，我就打入palm桌面端(通常会是to do)，notebook不在身边，我就利用diddlebug的抄送功能，一样可以进行process的工作。
DiddleBug可以完全替代NotePad..
而且最重要的是有抄送(Transfer /G)这个功能..
要使用这个功能..
要安装DiddleBug 的 Plug-ins..
想要传到什么软体就装什么..
像我就装了Address,Todo,Memo,datebook,ClipBoard,progect (常见的outliner程式diddlebug都有相应的plugin)
本来我大部分都没用过..而且觉得这个功能很废,不过是把一段文字(顶多加上Note的部分)传到另外一个档案,不过后来才发现这样的设计是有原因的,他可以让你在上面的涂鸦区快速随意的记下事情,然后等到你要整理的时候选择抄送功能,这个时候在下面把上面的东西整理成一段文字,然后再传到你要的程式中.
这样的好处是不用透过桌面端就能整理, 很方便.
●progect
http://www.sourceforge.net/projects/progect
桌面程式
http://www.sourceforge.net/projects/pdesk
除了todo plus, 对中长期的目标的管理, 我更建议配合Progect使用. 因为它同时提供了树技状架构及与ToDo List同步的功能. 把每个目标当成专案来执行, 细分为数个阶段, 及每个阶段应完成的项目. 把项目同步到待办事项里限期完成; 在Progect里审视完成的进度及修正, 就不必怕事情会做不到或做不完了.
progect建立后可以任意修改分类, 但是note不会同步过去, 作者表示是有意的这样做, link过去todo的资料note跟在progect中想保存的可以不同 .
例如当你用progect的note写文章时就可以连结到todo, 提醒你继续将它写下去, 在todo note中可以当放材料, 草稿
Progect中, 你可以随意移动任何一个项目, 不论是同一层中平行移动还是不同层的上下移动, 就可以做到前面所说的, 先列出细节再分类的做法.
●bonsai
Bonsai 似乎无法在 link 时选择要 link Todo 的那一个类别，当你按该 bonsai item 之 detail 时，有一个 category 选项，这里根据小弟经验，有时会出现 todo list 的类别，但是有时却没有，后来干脆通通放到 unfiled 去了。根据 manual 说法，这个 category 是让你再将 bonsai item 分类，将来作 filter 时可以使用。
●shadow plan
[ Last edited by amethyst on 2003-11-23 at 15 ] |
